PERANCANGAN BASIS DATA

“Basis data adalah himpunan kelompok data (arsip) yang saling berhubungan dan diorganisasikan sedemikian rupa agar kelak dapat dimanfaatkan kembali dengan cepat dan mudah, sedangkan sistem basis data merupakan sistem yang terdiri atas kumpulan tabel data yang saling berhubungan  (dalam sebuah basis data di sebuah sistem komputer) dan sekumpulan program  (yang biasa disebut DBMS/Data Base Management System) yang memungkinkan beberapa pemakai atu program lain  untuk mengakses dan memanipulasi tabel-tabel data tersebut.” (Fathansyah, 2015:12). 

Ketika membuat sistem basis data pada perusahaan, baik itu perusahaan skala kecil maupun besar, diperlukan adanya perancangan basis data agar data yang diinput dapat diakses dengan mudah dan menghasilkan informasi yang akurat, perancangan basis data memudahkan user mendapatkan informasi secara efektif dan efisien. 

Pemanfaatan basis data dilakukan untuk memenuhi sejumlah tujuan (objektif) seperti membentuk program data-independece /independesi data. Indrajani (2009) menyebutkan bahwa meningkatnya pemeliharaan data disebabkan karena independensi data, pada sistem FBS rincian data dan logika untuk mengakses data dibuat di dalam program aplikasi masing-masing, sehingga terjadi ketergantungan data terhadap program. Suatu perubahan pada struktur data, perubahan terhadap cara data disimpan dalam disk, akan memerlukan perubahan dalam program yang mendefinisikan data tersebut. Sedangkan pada DBMS, terjadi pemisahan data dengan aplikasi program dan akan kebal terhadap perubahan data. Hal ini yang dikenal dengan istilah independensi data. 

 Keterkaitan yang erat antar kelompok data dalam sebuah basis data dapat menyebabkan redudansi (pengulangan) data. Fathansyah (2015) mengemukakan bahwa, banyaknya redudansi  ini tentu akan memperbesar ruang penyimpanan (baik di memori utama maupun memori sekunder) yang harus disediakan, dengan basis data, efisiensi/optimalisasi penggunaan ruang penyimpanan dapat dilakukan, karena kita dapat melakukan penekanan jumlah redudansi data, baik dengan menerapkan sejumlah pengodean atu dengan membuat relasi-relasi (dalam bentuk tabel) antar kelompok data yang saling berhubungan. 

 “Jika ada perubahan yang terjadi dalam DBMS karena proses tambah, ubah atau hapus data, maka pengguna-pengguna DBMS akan dapat mengakses nilai terbaru dalam DBMS secara cepat.” (Indrajani, 2009). Hal ini bertujuan untuk meningkatkan konsistensi data. Misalnya dalam suatu basis data terdapat tiga tabel berbeda yang memuat data pelanggan yang sama, jika user ingin menambahkan, mengubah atau bahkan menghapus data pelanggan, maka user harus melakukan perubahan pada ketiga tabel tersebut, ini akan memperlambat proses akses data. Maka dari itu diperlukan konsistensi data agar informasi dapat diperoleh secara cepat, tepat, dan akurat. 

Fathansyah (2015) menyatakan bahwa, pemakai basis data seringkali tidak terbatas pada satu pemakai saja, atau di satu lokasi saja atau oleh satu sistem/aplikasi saja. Data pegawai dalam basis data kepegawaian , misalnya, dapat digunakan oleh banyak pemakai, dari sejumlah departemen dalam perusahaan atau oleh banyak sistem  (sistem pengajian, sistem akuntansi, sistem inventori, dan sebagainya). Basis data yang dikelola oleh sistem (aplikasi) yang mendukung lingkungan multi-user, akan dapat memenuhi kebutuhan ini, tetapi tetap dengan menjaga /menghindari munculnya persoalan baru seperti inkonsistensi data (karena data yang sama diubah oleh banyak pemakai pada saat bersamaan) atau kondisi deadlock (karena ada banyak pemakai yang saling menunggu untuk menggunakan data). Ini yang disebut dengan meningkatan kemampuan terhadap data sharing (Sharability). 

Meningkatkan produktifitas terhadap pembangunan aplikasi, Indrajani (2009) menjelaskan bahwa, DBMS menyediakan banyak fungsi baku di mana programmer dapat menuliskan fungsi –sungsi baku tersebut dalam suatu instruksi pada program aplikasi, di tingkat paling dasar DBMS menyediakan seluruh rutin low-level file-handling program. Fungsi ini menjadikan programmer lebih berkonsentrasi pada kemampuan fungsi spesifik yang diinginkan oleh pengguna tanpa takut untuk melakukan implementasi pada tingkat rendah secara detail. 

Memberikan bentuk standar atas data dalam suatu sistem basis data sangat penting. Hal ini juga bisa disebut dengan standarisasi data. “Dengan adanya pemakaian data bersama-sama, maka penamaan tabel, filed, tipe data, hak akses, dan sebagainya harus dibuat standart dan dokumentasinya, hal ini bertujuan untuk memudahkan DBMS.” (Indrajani, 2009). Dapat dibayangkan jika suatu program aplikasi tidak mempunyai kesatuan tipe data, maka user atau programmer akan kesulitan dalam melakukan penulisan program atau melakukan perubahan data dan dapat menyebabkan ketidakakuratan data. 

Pada suatu basis data, data yang diinput pada awal pemebentukan basis data, data yang diubah pada proses pengolahan basis data sangat menentukan hasil akhir keakuratan suatu informasi atas data tersebut. Istilah Garbage in Garbage Out (data yang diinput salah, maka data yang keluar merupakan data sampah) sering dijadikan patokan penilaian suatu perusahaan dalam menjamin keakuratan data mereka, dengan DBMS, kita dapat meningkatkan kualitas data karena memudahkan user dalam proses penginputan, pengeditan dan delete data agar data yang dinput terjamin integritas datanya sehingga informasi yang diperoleh dari data tersebut juga akurat.

 Kecepatan dalam mengakses data dan respon dalam basis data tersebut juga menjadi salah satu objektif dala perancangan basis data. “Integrasi menghilangkan batasan-batasan dasar dari seluruh bagian-bagian atau departemen-departemen dalam perusahaan sehingga dapat diakses secara langsung oleh seluruh pengguna DBMS. DBMS juga menyediakan Bahasa query atau pembuatan laporan yang menginjinkan pengguna DBMS untuk meminta pertanyaan khusus dan untuk memperoleh informasi dengan segera.” (Indrajani, 2009). Jika respon dalam mengakses dan mendapatkan informasi lambat, ini juga bisa berhubungan erat dengan redudansi data (pengulangan data) di mana sudah dijelaskan bahwa redudansi dapat memakan banyak penyimpanan, jika penyimpanan penuh makan respon dalam mengakses data tersebut juga akan lambat.

Meningkatkan perawatan terhadap aplikasi bisa dilakukan dengan meningkatkan service back up dan recovey.  Indrajadi (2009) menngemukakan bahwa DBMS menyediakan fasilitas untuk mengurangi kegagalan sistem atau aplikasi program yaitu fasilitas back up dan restore. 

DBMS juga memudahkan programmer dan user sebagai alat pendukung dan pengambil keputusan. Fathansyah (2015) berpendapat yang seringkali terjadi adalah keputusan yang telah dibuat membutuhkan waktu yang cukup lama dan masih memakai perhitungan iterasi secara manual. Oleh karena itu dibutuhkan satu sistem yang berperan sebagai pendukung atau pembantu di dalam pengambilan keputusan. 

Sumber: 

Indrajani. 2009. Sistem Basis Data dalam Paket Five in One. Jakarta: PT Elex Media Komputindo. 

Fathansyah. 2015. Basis Data Revisi Kedua. Bandung: Informatika.